VAKANTIEJOB VOOR PARLEMENTAIREN: BEDRIJFSSTAGE BIJ UPS

VOKA organiseert nu al een aantal jaren bedrijfsstages voor parlementairen. Op die manier probeert ze hen vertrouwd te maken met de werking van bepaalde firma’s. Via VOKA kon Carla Dejonghe tijdens het parlementair reces zo’n stage volgen bij koerierdienst UPS. Als lid van de commissie infrastructuur was het voor haar interessant om kennis te maken met de werking van een bedrijf uit deze sector en na te gaan met welke problemen ze zoal dagdagelijks in Brussel geconfronteerd worden. Het werd een zeer interessante belevenis.

De stage duurde 4 dagen. Carla kreeg een rondleiding in de UPS-HUB in Diegem. (Het bedrijf heeft ook nog kantoren in Sint-Pieters-Woluwe). Na een introductie aan de hand van een promotiefilmpje, maakte ze kennis met de verschillende managers en hun taken binnen het bedrijf. UPS werd gesticht in 1907 en is intussen uitgegroeid tot één van ’s werelds grootste koerierdiensten. Dagelijks vervoeren ze ongeveer 14,8 miljoen pakjes en wereldwijd tellen ze zo’n 407.200 werknemers. In België is het bedrijf actief sinds 1989. Er werken 673 mensen en ze beschikken over een ‘vloot’ van 140 bestelwagens en 15 trucks. Na de uitleg volgde een bezoek aan het transitcentrum zelf; het zenuwcentrum. Hier stromen de pakketten binnen en wordt de verdeling geregeld.

Op de tweede dag van haar stage maakte Carla kennis met de verschillende afdelingen en de praktische gang van zaken. Via het Center, het hart van de onderneming, worden de verschillende pakketten verdeeld over de verschillende package cars.

Eerst vindt de preload plaats. Containers worden gelost en de pakketten worden ingeladen in de package cars. Tegen 7 uur arriveren de eerste Center Drivers, die pakketten afleveren en nieuwe pakketten meepakken. De route die de chauffeurs moeten volgen wordt automatisch bepaald door de driver dispatch en de DIAD IV, een ingenieus apparaat dat ze bij zich dragen.

Een klein overzichtje van de departementen:

Op het import department worden de douanedocumenten opgesteld voor niet-EU-verzendingen. Hier worden de kosten berekend en facturen opgesteld die aan de klant doorgerekend worden.

Het Business Development Department houdt zich bezig met de verkoop en de klantendienst voor de middelgrote tot grote klanten. Hier kreeg Carla uitleg over de UPS-technologie. UPS heeft namelijk een eigen manier van werken, met technologische middelen en een coderingssysteem die uniek zijn voor het bedrijf.

Het Finance en Accounting Department: houdt zich bezig met de registratie van alle transacties, aankopen en rapporten. Die rapporten worden aan het management overgebracht. Maandelijks wordt er ook gerapporteerd aan het hoofdkantoor in de VS. Hier worden ook audits georganiseerd.

Industrial Engineering: hier vindt de productieplanning plaats. Ze organiseren ook audits en trainingen en houden zich bezig met de ontwikkeling en implementatie van nieuwe procedures. Tal van gegevens worden hier bijgehouden en verwerkt over stops, volumes, producties etc. Zoals in elk groot bedrijf gebeurt het personeelsbeleid op de human resourcesafdeling. De personeelsadministratie, aanwerving, opleiding en vorming en dergelijke gebeuren hier.

Het marketing department verzorgt de marketing voor de hele benelux. Ook de verlenging van contracten en de business planning gebeuren hier.

Na het overlopen van de verschillende departementen volgde een bezoek aan Cortina, een schoenenfabrikant. Dit bedrijf werkt al jaren samen met UPS. Hier werd wat meer uitleg gegeven over de praktische diensten die UPS hen levert.

Dag 3 package Car Ride

De eerste echte dag ‘on the job’. Om zeven uur mag Carla eindelijk het bruine UPS-kostuum aantrekken. Ze maakt kennis met de chauffeurs die in Brussel pakketten afleveren en rijdt mee met de chauffeur die een ronde heeft in Sint-Pieters- en Sint-Lambrechts-Woluwe.

Eerst worden de pakjes in de wagen gecheckt. De expresspakjes worden eerst afgeleverd –hiervoor bestaat een zeer strikte deadline- daarna volgen de standaardpakjes. Het gaat allemaal razendsnel; de wagen wordt geparkeerd en de koerier vliegt de straat in op zoek naar het juiste huis. Het uniform biedt daarbij duidelijk voordelen; het is immers zeer herkenbaar.

Op dit moment merk je pas hoeveel er allemaal kan mislopen: tijdverlies, parkeerproblemen, lastige klanten, mensen die hun pakje niet willen ontvangen, onjuiste codes; het is blijkbaar dagelijkse kost. Het levert veel stress op en het gebeurt allemaal aan een hels tempo.

Tegen 16u30 zit de levering erop. Om 19u zit Carla op de Thalys naar Keulen. Op de luchthaven van Keulen krijgt ze een volledige rondleiding in de UPS-Hub. Ze volgt er het laden en lossen van de pakken. Het is allemaal erg indrukwekkend.

Er volgde een overnachting in Keulen, maar op dag 4, vrijdagochtend vertrekt ze opnieuw naar Brussel.

Van deze korte maar zeer intensieve stage bleven enkele zaken bij:

• de enorme hoeveelheid handelingen en werk die erin kruipen om een pakketje van bij de zender naar de ontvanger te sturen
• het (noodzakelijke) oog voor detail
• de motiveringstechnieken voor het personeel (wall of fame, driver of the month)
• het community work dat UPS doet, zo helpen ze ondermeer mee aan de Special Olympics
• de welhaast familiale sfeer die heerst in het bedrijf